1. Quy trình cấp lại sổ BHXH do mất: do người lao động làm mất hoặc
do đơn vị làm mất (Phiếu giao nhận hồ sơ số 305, 02 bản).
1.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: dùng để cấp lại sổ BHXH cho người lao
động khi mất (bao gồm do người lao động làm mất hoặc do đơn vị làm mất).
- Khi có các phát sinh trên, đơn vị, người lao động
nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo Phiếu giao nhận hồ sơ 305 (02 bản).
- Thời hạn trả kết quả: 45 ngày làm việc.
1.1.1. Đối với các
đơn vị do BHXH Thành phố quản lý:
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5
ngày.
+ Bước 2: Phòng Cấp sổ, thẻ; Phòng
Thu; Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 44 ngày.
+ Bước 3: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5
ngày.
1.1.2. Đối với các
đơn vị do BHXH quận, huyện quản lý:
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5
ngày.
+ Bước 2: Bộ phận cấp sổ, thẻ. Thời hạn
06 ngày.
+ Bước 3: BHXH Thành phố. Thời hạn 34
ngày.
+ Bước 4: Bộ phận cấp sổ, thẻ. Thời hạn
0,5 ngày.
+ Bước 5: Bộ phận thu. Thời hạn 02
ngày.
+ Bước 6: Bộ phận cấp sổ, thẻ. Thời hạn
2,5 ngày.
+ Bước 7: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5
ngày.
1.2. Quy trình chi
tiết
1.2.1. Đối với các đơn vị do BHXH Thành phố quản
lý:
Bước 1: Bộ phận
TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. Tiếp nhận hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ
305.
- Tiến hành nhận hồ sơ: Công văn đề nghị cấp lại sổ
(mẫu D01b-TS), Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH mẫu D01-TS (do người lao động làm mất)
hoặc Biên bản xác định nguyên nhân (do đơn vị làm mất), Bản tự kê khai quá
trình tham gia BHXH, BHTN (mẫu 06b/SBH), Tờ khai cấp sổ BHXH đối với người lao
động có quá trình tham gia trước tháng 7/1995, đối chiếu, cập nhật tiếp nhận
vào phần mềm TNHS;
- Chuyển toàn bộ hồ sơ cho Phòng Cấp sổ, thẻ;
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Lưu ý:
Sổ BHXH mất đã được chốt quá trình đóng BHXH, BHTN
sau cùng ở cơ quan BHXH nào thì nơi đó thực hiện cấp lại.
Trường hợp đơn vị hoặc người lao động tìm thấy sổ
và trả lại cơ quan BHXH thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ chuyển hồ sơ cho Phòng (Bộ
phận) Cấp sổ, thẻ.
Bước 2: Phòng Cấp
Sổ, thẻ; Phòng Thu; Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 44 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận tiếp nhận hồ sơ, đối
chiếu giao nhận trên phần mềm TNHS;
- Tiến hành kiểm tra đối chiếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ;
- Lập xác minh hưởng trợ cấp 01 lần (01 bản), hưởng
trợ cấp thất nghiệp (01 bản theo mẫu). Trình lãnh đạo ký chuyển phiếu xác minh
hưởng trợ cấp 01 lần, trợ cấp thất nghiệp (theo mẫu) cho Phòng Chế độ BHXH;
- Trường hợp sổ mất có quá trình đóng ở nhiều nơi
thuộc địa bàn thành phố, lập Công văn nhờ xác minh gửi BHXH các nơi có liên
quan cung cấp mẫu 07/SBH. Thời hạn 05 ngày;
- Trường hợp sổ mất có quá trình đóng ở BHXH Tỉnh,
Thành phố khác lập Công văn nhờ xác minh. Thời hạn 30 ngày.
+ Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn là 07 ngày.
- Nhận Phiếu xác minh hưởng trợ cấp
01 lần, trợ cấp thất nghiệp (theo mẫu) từ Phòng Cấp sổ, thẻ, xác nhận trên sổ
giao nhận hồ sơ;
- Kiểm tra đối chiếu xác nhận chi trả
trợ cấp BHXH 01 lần, trợ cấp thất nghiệp và chuyển trả Phòng Cấp sổ, thẻ.
+ Phòng
Thu. Thời hạn 03 ngày.
- Tiếp nhận hồ sơ từ cán bộ sổ, thẻ;
- Đối chiếu, kiểm tra quá trình tham
gia BHXH, căn cứ vào mẫu 07/SBH hoặc công văn do BHXH nơi khác chuyển về, nhập
dữ liệu vào phần mềm SMS đối với trường hợp sổ có quá trình đóng ở nơi khác. Nhập
bổ sung các thông tin về nhân thân còn thiếu trên dữ liệu SMS.
+ Phòng Cấp
sổ, thẻ
- Căn cứ xác nhận chưa chi trả trợ cấp BHXH, BHTN
của Phòng Chế độ BHXH, kiểm tra đối chiếu toàn bộ hồ sơ cấp lại với cơ sở dữ liệu
hiện đang quản lý;
- Kiểm tra đối chiếu hồ sơ đề nghị cấp lại sổ với
cơ sở dữ liệu của Trung tâm thông tin BHXH Việt Nam, trường hợp phát hiện người
tham gia đã hưởng BHXH 01 lần thì liên hệ với BHXH Tỉnh hoặc Huyện nơi giải quyết
chế độ BHXH để xác minh lại. Nếu đã hưởng BHXH 01 lần thì không tính thời gian
đã hưởng và thông báo cho đơn vị hoặc người tham gia biết.
- Nếu đủ điều kiện:
+ Lập Biên bản thẩm định trình hồ sơ
cho Ban giám đốc ký duyệt;
+ Căn cứ vào dữ liệu thu trên SMS để
xác nhận cấp lại tờ bìa, tờ rời sổ BHXH;
+ In tờ bìa, tờ rời sổ BHXH, mẫu
07/SBH, 02 Biên bản giao nhận sổ BHXH; in 02 Phiếu sử dụng phôi bìa sổ (mẫu
C06-TS) lưu 01 phiếu vào hồ sơ, 01 phiếu chuyển cán bộ quản lý phôi để đối chiếu
quyết toán;
+ Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần
mềm TNHS, chuyển tờ bìa sổ, tờ rời sổ, mẫu 07/SBH và 01 Biên bản giao nhận sổ
BHXH cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
- Thông báo bằng văn bản cho các BHXH có liên quan
về việc cấp mất sổ BHXH (khi cơ sở dữ liệu dùng chung của Trung tâm thông tin
BHXH Việt Nam hoàn chỉnh thì không thực hiện thông báo này).
Lưu ý: Đối với trường hợp thu hồi sổ do mất nay
tìm lại được cán bộ sổ vào chương trình SMS Š Quản lý sổ Š Đổi hủy sổ Š Chọn số
liệu Š Loại “NV” chọn “Thu hồi sổ thất lạc” nhập thông tin thu hồi chọn “Ghi”
in biên bản, cắt góc sổ lưu cùng hồ sơ thu hồi sổ.
Bước 3: Bộ phận
TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Cấp sổ, thẻ cập nhật
vào chương trình TNHS;
- Chuyển trả hồ sơ: tờ bìa sổ, tờ rời sổ, 07/SBH,
01 Biên bản giao nhận sổ cho khách hàng.
1.2.2. Đối với các
đơn vị do BHXH quận, huyện quản lý:
Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
Tiếp nhận hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 305.
- Tiến hành nhận hồ sơ: Công văn đề nghị cấp lại sổ
(mẫu D01b-TS), Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH mẫu D01-TS (do người lao động làm mất)
hoặc Biên bản xác định nguyên nhân (do đơn vị làm mất), Bản tự kê khai quá
trình tham gia BHXH, BHTN (mẫu 06b/SBH), Tờ khai cấp sổ BHXH đối với người lao
động có quá trình tham gia trước tháng 7/1995, đối chiếu, cập nhật tiếp nhận vo
phần mềm TNHS;
- Chuyển toàn bộ hồ sơ cho cán bộ sổ;
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Lưu ý: Sổ BHXH
mất đã có quá trình đóng BHXH, BHTN sau cùng ở cơ quan BHXH nào thì nơi đó thực
hiện cấp lại.
Bước 2: Bộ phận cấp sổ, thẻ. Thời hạn
06 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ cán bộ TNHS, đối chiếu giao
nhận trên phần mềm TNHS;
- Tiến hành kiểm tra tính pháp lý của các văn bản;
- Lập xác minh hưởng trợ cấp 01 lần (01 bản), hưởng
trợ cấp thất nghiệp (01 bản theo mẫu);
- Trường hợp sổ mất có quá trình đóng ở các BHXH
khác trong địa bàn Thành phố, lập Công văn đề nghị xác minh gửi BHXH các nơi có
liên quan cung cấp “Bản tổng hợp quá trình đóng BHXH, BHTN” (mẫu 07/SBH). Thời
hạn 05 ngày;
- Trường hợp sổ mất có quá trình đóng BHXH, BHTN ở
các Tỉnh, Thành phố khác, lập Công văn đề nghị xác nhận quá trình đóng BHXH,
BHTN (theo mẫu) chuyển BHXH Thành phố (Phòng Cấp sổ, thẻ) để gửi các BHXH Tỉnh,
Thành phố liên quan. Thời hạn 30 ngày;
- Lập Biên bản thẩm định (theo mẫu) và gửi kèm hồ
sơ gồm: Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (mẫu D01-TS) hoặc Biên bản của đơn vị về việc
mất sổ (đối với đơn vị làm mất), Công văn đề nghị cấp lại sổ (D01b-TS), Danh
sách đề nghị cấp lại sổ (theo mẫu), tờ khai cấp sổ BHXH đối với người lao động
có quá trình tham gia trước tháng 7/1995, xác minh hưởng trợ cấp 01 lần (01 bản
theo mẫu), xác minh hưởng trợ cấp thất nghiệp (01 bản theo mẫu), công văn gửi
BHXH các nơi có liên quan theo mẫu (nếu có) về BHXH thành phố (Phòng Cấp sổ, thẻ).
Quy trình giải quyết tại BHXH thành phố. Thời hạn 34 ngày làm việc.
Bước 3: BHXH
Thành phố. Thời hạn 34 ngày làm việc.
+ Phòng Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 27 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ BHXH quận, huyện
(cán bộ sổ), xác nhận trên Sổ giao nhận hồ sơ;
- Tiến hành kiểm tra đối chiếu hồ sơ
đầy đủ, hợp lệ;
- Trình lãnh đạo ký Phiếu xác minh hưởng
trợ cấp 01 lần (theo mẫu) hoặc Công văn (theo mẫu) gởi BHXH các nơi có liên
quan;
- Chuyển Phiếu xác minh hưởng trợ cấp
01 lần (theo mẫu) cho Phòng Chế độ BHXH;
- Kiểm tra đối chiếu hồ sơ đề nghị cấp
lại sổ với cơ sở dữ liệu của Trung tâm thông tin BHXH Việt Nam, trường hợp phát
hiện người tham gia đã hưởng 01 lần thì liên hệ với BHXH Tỉnh hoặc Huyện nơi giải
quyết chế độ BHXH để xác minh lại. Nếu đã hưởng BHXH 01 lần thì không tính thời
gian đã hưởng và thông báo cho đơn vị hoặc người tham gia biết;
- Gửi Công văn (theo mẫu) cho BHXH
các tỉnh, thành phố có liên quan đến quá trình tham gia BHXH. Thời hạn 30 ngày;
- Căn cứ kết quả giải quyết của Phòng
Chế độ BHXH và BHXH các tỉnh, thành phố khác, Phòng Cấp sổ, thẻ lập Biên bản thẩm
định trình hồ sơ cho Ban giám đốc ký duyệt;
- Chuyển trả toàn bộ hồ sơ cho BHXH
quận, huyện (cán bộ sổ) và ký giao nhận hồ sơ.
+ Phòng Chế độ BHXH. Thời hạn 07 ngày.
- Nhận Phiếu xác minh hưởng trợ cấp
01 lần (theo mẫu) từ Phòng Cấp sổ, thẻ, xác nhận trên Sổ giao nhận hồ sơ;
- Kiểm tra đối chiếu xác nhận chi trả
trợ cấp BHXH 01 lần và chuyển trả Phòng Cấp sổ, thẻ.
Bước 4: Bộ phận
cấp sổ, thẻ. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận toàn bộ hồ sơ từ BHXH Thành phố (Phòng
Cấp sổ, thẻ);
- Căn cứ hồ sơ được BHXH Thành phố phê duyệt, thực
hiện cấp lại sổ BHXH theo đúng quy định.
- Đối với sổ BHXH có quá trình tham gia ở nhiều
nơi căn cứ vào Công văn xác nhận của BHXH liên quan chuyển cho cán bộ thu nhập
vào dữ liệu của phần mềm SMS.
Bước 5: Bộ phận
thu. Thời hạn 02 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Cấp sổ, thẻ, xác nhận
trên Sổ giao nhận hồ sơ;
- Đối chiếu, kiểm tra quá trình tham gia BHXH, căn
cứ vào mẫu 07/SBH hoặc Công văn do BHXH nơi khác chuyển về, nhập dữ liệu vào phần
mềm SMS đối với trường hợp sổ có quá trình đóng ở nơi khác. Nhập bổ sung các
thông tin về nhân thân còn thiếu trên dữ liệu SMS.
Bước 6: Bộ phận
cấp sổ, thẻ. Thời hạn 2,5 ngày làm việc.
- Căn cứ vào dữ liệu thu trên SMS để cấp lại tờ
bìa, tờ rời sổ BHXH;
- In tờ bìa, tờ rời sổ BHXH, mẫu 07/SBH, 02 Biên bản
giao nhận sổ BHXH. In 02 Phiếu sử dụng phôi bìa sổ (mẫu C06-TS) lưu 01 phiếu
vào hồ sơ, 01 phiếu chuyển cán bộ quản lý phôi để đối chiếu quyết toán;
- Chuyển tờ bìa, tờ rời in lại lên Phòng Hành
chính - Tổng hợp BHXH Thành phố để đóng dấu xác nhận;
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS,
chuyển tờ bìa sổ, tờ rời sổ, và 01 Biên bản giao nhận sổ BHXH cho cán bộ TNHS;
- Lưu toàn bộ hồ sơ, hàng tháng tổng hợp danh sách
cấp mất sổ phát sinh trong tháng ký xác nhận kèm file dữ liệu cấp mất gửi lên
BHXH Thành phố (Phòng Cấp sổ, thẻ) theo quy định.
- Thông báo bằng văn bản cho các BHXH có liên quan
về việc cấp mất sổ và điều chỉnh nhân thân (khi kho dữ liệu dùng chung của BHXH
Việt Nam hoàn chỉnh thì không thực hiện thông báo này).
Lưu ý: Đối với trường hợp thu hồi sổ do mất nay
tìm lại được, cán bộ sổ vào chương trình SMS Š Quản lý sổ Š Đổi hủy sổ Š Chọn
“Số liệu” Š Loại “NV” chọn “Thu hồi sổ thất lạc” nhập thông tin thu hồi chọn
“Ghi” in Biên bản, cắt góc sổ lưu cùng hồ sơ thu hồi sổ.
Bước 7: Bộ phận
TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ cán bộ sổ, cập nhật vào
chương trình TNHS.
- Chuyển trả hồ sơ: tờ bìa sổ, tờ rời sổ, “Bản tổng
hợp quá trình đóng BHXH, BHTN”, 01 Biên bản giao nhận sổ cho khách hàng.
No comments:
Post a Comment