Quy trình giải quyết hồ sơ cấp thẻ BHYT bắt buộc
2. Quy trình giải quyết hồ sơ cấp thẻ BHYT bắt buộc (Phiếu giao nhận
hồ sơ 102, 02 bản):
2.1. Quy trình tóm tắt :
- Mục đích: để giải quyết hồ sơ cấp thẻ BHYT bắt
buộc.
- Thời hạn trả kết quả: 10 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 4,5 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 04
ngày.
+ Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày.
2.2. Quy trình chi
tiết:
2.2.1 Cấp thẻ BHYT cho đối tượng thuộc ngành Lao động
Thương binh và Xã hội quản lý; Thân nhân cán bộ, chiến sĩ Công an.
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5
ngày làm việc.
- Tiếp nhận, kiểm đếm hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ
sơ.
- Kiểm tra số người giảm trên danh sách, xác định
số lượng thẻ BHYT thu hồi.
- Vào phần mềm SMS cấp mã đơn vị tham gia BHYT với
đơn vị mới và ghi vào Danh sách tham gia (nếu có).
- Vào Hệ thống quản trị thông tin (gọi tắt là IMS)
cấp tài khoản sử dụng (user) cho đơn vị mới để trao đổi thông tin trên trang
web IMS (nếu có).
- Nếu có dữ liệu (USB) thì cập nhật vào phần mềm
TNHS và đánh dấu vào Phiếu giao nhận hồ sơ.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS,
chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.
Bước 2: Phòng
(Bộ phận) Thu. Thời hạn 4,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ, dữ
liệu trên phần mềm SMS từ Phòng (Bộ phận) TNHS, xác nhận việc giao nhận hồ sơ
trên phần mềm TNHS.
- Kiểm tra toàn diện và chi tiết hồ sơ để bảo đảm
tính đúng đắn, đầy đủ hợp lệ của hồ sơ.
- Kiểm tra các thẻ BHYT thu hồi với danh sách
D03-TS giảm.
- Duyệt cấp thẻ BHYT.
- Trình ký ký hợp đồng đóng BHYT (mẫu C04-TS) hoặc
Biên bản thanh lý hợp đồng đóng BHYT (mẫu C04a-TS) – nếu có.
- Nhập dữ liệu thu (hoặc xử lý file, kiểm tra và
import số liệu) vào phần mềm SMS, xác định số lượng thẻ được cấp và số phải thu.
- Đối chiếu số phải thu và số đã thu từ dữ liệu của
Phòng (Bộ phận) Kế hoạch - Tài chính (kể cả trường hợp có chứng từ nộp tiền).
- Trình ký, đóng dấu các biểu.
- Lưu 01 bản Hợp đồng đóng BHYT – nếu có (mẫu
C04-TS), 01 Biên bản thanh lý hợp đồng – nếu có (mẫu C04a-TS), 01 Danh sách
Tăng, Giảm người chỉ tham gia BHYT (mẫu D03-TS, D03-TS(T), D03-TS(G)).
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS,
chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
Lưu ý:
- Chậm nhất trước ngày 20 của tháng cuối quý, cán
bộ Thu in và gửi thông báo đóng tiền BHYT cho đơn vị.
- Trường hợp thanh lý hợp đồng thì cán bộ Thu đối
chiếu tình hình nộp tiền của đơn vị với Phòng (Bộ phận) Kế hoạch - Tài chính
trước khi trình lãnh đạo ký Biên bản thanh lý.
Bước 3: Phòng
(Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 04 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và toàn bộ hồ
sơ, dữ liệu trên SMS từ Phòng (Bộ phận) Thu, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên
phần mềm TNHS.
- Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu trên SMS với danh
sách D03-TS. Trường hợp dữ liệu đối tượng trên SMS chưa đúng so với danh sách
D03-TS hoặc dữ liệu nhập không đầy đủ để in thẻ thì cán bộ Cấp sổ, thẻ lập Phiếu
điều chỉnh (mẫu C02-TS) chuyển cho cán bộ Thu. Sau 0,5 ngày kể từ thời điểm nhận
phiếu điều chỉnh, cán bộ Thu chuyển trả kết quả giải quyết để cán bộ Cấp sổ, thẻ
cập nhật dữ liệu cấp thẻ BHYT.
- Xử lý hồ sơ:
+ Kiểm tra, đối chiếu số lượng thẻ
BHYT thu hồi, thực hiện thao tác tập hợp thu hồi thẻ trên phần mềm SMS.
+ In thẻ BHYT và 02 Biên bản giao nhận
thẻ BHYT.
+ In 02 Phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT
(mẫu C07-TS), cán bộ chuyên quản Cấp sổ, thẻ lưu 01 bản cùng với hồ sơ, 01 bản
chuyển cho cán bộ Tổng hợp quản lý phôi sổ BHXH, phôi thẻ BHYT để quyết toán với
Phòng Cấp sổ, thẻ BHXH Thành phố.
- Lưu 01 bản Hợp đồng đóng BHYT – nếu có (mẫu
C04-TS), 01 Biên bản thanh lý hợp đồng – nếu có (mẫu C04a-TS), 01 Danh sách
Tăng, Giảm người chỉ tham gia BHYT (mẫu D03-TS, D03-TS(T), D03-TS(G)), thẻ BHYT
thu hồi.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS chuyển
Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) TNHS.
Bước 4: Phòng
(Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 102 từ Phòng (Bộ
phận) Cấp sổ, thẻ chuyển trả cho khách hàng gồm:
+ 02 Hợp đồng đóng BHYT – nếu có (mẫu
C04-TS).
+ 02 Biên bản thanh lý hợp đồng – nếu
có (mẫu C04a-TS).
+ 01 Danh sách Tăng, Giảm người chỉ
tham gia BHYT (mẫu D03-TS, D03-TS(T), D03-TS(G)).
+ 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT
+ Thẻ BHYT.
- Bộ phận TNHS yêu cầu đơn vị ký vào 02 Biên bản
giao nhận thẻ: 01 bản giao đơn vị, 01 bản, chuyển 01 bản còn lại Phòng (Bộ phận)
Cấp sổ, thẻ.
- Cập nhật phần mềm TNHS.
2.2.2. Cấp thẻ BHYT trẻ em dưới 6 tuổi:
Bước 1: Phòng (Bộ phận)
TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận, kiểm đếm hồ sơ theo phiếu giao nhận hồ
sơ 102.
- Kiểm tra số Trẻ giảm trên danh sách tham gia
BHYT (mẫu D03-TS(TE)), xác định số lượng thẻ BHYT thu hồi.
- Vào phần mềm SMS cấp mã đơn vị tham gia BHYT và
ghi vào Danh sách tham gia đối với UBND phường, xã mới tham gia (nếu có).
- Vào Hệ thống quản trị thông tin (gọi tắt là IMS)
cấp tài khoản sử dụng (user) cho đơn vị mới tham gia để trao đổi thông tin trên
trang web IMS (nếu có).
- Nếu có dữ liệu (USB) thì cập nhật vào phần mềm
TNHS và đánh dấu vào Phiếu giao nhận hồ sơ.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS,
chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn
4,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ, dữ
liệu trên phần mềm SMS từ Phòng (Bộ phận) TNHS, xác nhận việc giao nhận hồ sơ
trên phần mềm TNHS.
- Kiểm tra các thẻ BHYT thu hồi với danh sách
D03-TS(TE).
- Duyệt cấp thẻ BHYT.
- Trình ký ký hợp đồng đóng BHYT (mẫu C04-TS) – nếu
có.
- Nhập dữ liệu thu (hoặc xử lý file, kiểm tra và
import số liệu) vào phần mềm SMS, xác định số lượng thẻ được cấp và số phải thu.
- Trình ký, đóng dấu các biểu.
- Lưu 01 bản Hợp đồng đóng BHYT – nếu có (mẫu
C04-TS), 01 biểu D03-TS(TE).
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS,
chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận).
Lưu ý: Thời hạn sử dụng ghi trên thẻ BHYT đối với
đối tượng trẻ em dưới 6 tuổi được ghi từ ngày đầu của tháng nộp hồ sơ cấp thẻ đến
ngày trẻ đủ 72 tháng tuổi.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời
hạn 04 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và toàn bộ hồ
sơ, dữ liệu trên SMS từ Phòng (Bộ phận) Thu, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên
phần mềm TNHS.
- Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu trên SMS với danh
sách D03-TS(TE). Trường hợp dữ liệu đối tượng trên SMS chưa đúng so với danh
sách D03-TS(TE) hoặc dữ liệu nhập không đầy đủ để in thẻ thì cán bộ Cấp sổ, thẻ
lập Phiếu điều chỉnh (mẫu C02-TS) chuyển cho cán bộ Thu. Sau 0,5 ngày kể từ thời
điểm nhận Phiếu điều chỉnh, cán bộ Thu chuyển trả kết quả giải quyết để cán bộ
Cấp sổ, thẻ cập nhật dữ liệu cấp thẻ BHYT.
- Xử lý hồ sơ:
+ Kiểm tra, đối chiếu số lượng thẻ
BHYT thu hồi, thực hiện thao tác tập hợp thu hồi thẻ trên phần mềm SMS.
+ In thẻ BHYT và 02 Biên bản giao nhận
thẻ BHYT.
+ In 02 Phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT
(mẫu C07-TS), cán bộ chuyên quản Cấp sổ, thẻ lưu 01 bản cùng với hồ sơ, 01 bản
chuyển cho cán bộ Tổng hợp quản lý phôi sổ BHXH, phôi thẻ BHYT để quyết toán với
Phòng Cấp sổ, thẻ BHXH Thành phố.
- Lưu 01 biểu D03-TS(TE), 01 Hợp đồng đóng BHYT –
nếu có (mẫu C04-TS), thẻ BHYT thu hồi.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS và
chuyển Phiếu gia nhận hồ sơ 102 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) TNHS.
Bước 4: Phòng
(Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và toàn bộ hồ
sơ từ Phòng (Bộ phận) cán bộ Cấp sổ, thẻ chuyển trả khách hàng gồm:
+ 02 Hợp đồng đóng BHYT – nếu có (mẫu
C04-TS).
+ 01 biểu D03-TS(TE).
+ 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT.
+ Thẻ BHYT.
- Yêu cầu đơn vị ký vào 02 Biên bản giao nhận thẻ
BHYT: trả đơn vị 01 bản, chuyển 01 bản còn lại cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS.
2.2.3. Cấp thẻ BHYT cho người đã hiến bộ phận cơ thể người cho y học,
thực hiện tại cơ quan BHXH Thành phố:
Bước 1: Phòng (Bộ phận)
TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận, kiểm đếm hồ sơ theo phiếu giao nhận hồ
sơ 102.
- Hỏi người được cấp thẻ BHYT, đăng ký nơi khám chữa
bệnh ban đầu.
- Lập Danh sách Tăng, Giảm người chỉ tham gia BHYT
(mẫu D03-TS, 03 bản), ghi đầy đủ các thông tin và nơi đăng ký khám chữa bệnh
ban đầu.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS và
chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.
Bước 2: Phòng
(Bộ phận) Thu. Thời hạn 4,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ, dữ
liệu trên phần mềm SMS từ Phòng (Bộ phận) TNHS, xác nhận việc giao nhận hồ sơ
trên phần mềm TNHS.
- Kiểm tra, đối chiếu và nhập dữ liệu thu vào phần
mềm SMS.
- Lập Phiếu đề nghị in thẻ BHYT.
- Trình lãnh đạo ký duyệt hồ sơ.
- Vào tháng đầu mổi quý phòng Thu lập Phụ lục 01
(ban hành kèm theo thông tư 09/2009/TTLT-BYT-BTC) chuyển Sở Tài chính đề nghị
chuyển kinh phí vào quỹ BHYT cho cơ quan Bảo hiểm xã hội.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS,
chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ gồm:
+ 02 bản D03-TS.
+ Phiếu đề nghị in thẻ BHYT.
Bước 3: Phòng
(Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 04 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và toàn bộ hồ
sơ, dữ liệu trên SMS từ Phòng (Bộ phận) Thu, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên
phần mềm TNHS.
- Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu trên SMS với danh
sách D03-TS. Trường hợp dữ liệu đối tượng trên SMS chưa đúng so với Danh sách
D03-TS hoặc dữ liệu nhập không đầy đủ để in thẻ thì cán bộ Cấp sổ, thẻ lập Phiếu
điều chỉnh (mẫu C02-TS) chuyển cho cán bộ Thu. Sau 0,5 ngày kể từ thời điểm nhận
Phiếu điều chỉnh, cán bộ Thu chuyển trả kết quả giải quyết để cán bộ Cấp sổ, thẻ
cập nhật dữ liệu cấp thẻ BHYT.
- Xử lý hồ sơ:
+ In thẻ BHYT và 02 Biên bản giao nhận
thẻ BHYT.
+ In 02 Phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT
(mẫu C07-TS), cán bộ chuyên quản Cấp sổ, thẻ lưu 01 bản cùng với hồ sơ, 01 bản
chuyển cho cán bộ Tổng hợp quản lý phôi sổ BHXH, phôi thẻ BHYT để quyết toán với
Phòng Cấp sổ, thẻ BHXH Thành phố.
- Lưu 01 Phiếu đề nghị in thẻ, 01 biểu D03-TS.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS và
chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 102 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) TNHS.
Bước 4: Cán bộ
TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ và toàn bộ hồ sơ
từ Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ chuyển trả khách hàng gồm:
+ 01 biểu D03-TS.
+ 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT.
+ Thẻ BHYT.
- Yêu cầu người được cấp thẻ BHYT ký vào 02 Biên bản
giao nhận thẻ BHYT: trả 01 bản cho người được cấp thẻ BHYT, chuyển 01 bản còn lại
cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS.
No comments:
Post a Comment