Quy trình giải quyết hồ sơ thu BHXH, BHYT bắt buộc; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT
3. Quy trình giải quyết hồ sơ thu BHXH, BHYT bắt buộc; cấp sổ
BHXH, thẻ BHYT (Phiếu giao nhận hồ sơ 103, 02 bản).
3.1. Quy trình tóm
tắt:
- Mục đích: để giải quyết hồ sơ đóng BHXH, BHYT bắt
buộc; cấp sổ BHXH, cấp thẻ BHYT của đơn vị sử dụng lao động, trên cơ sở đó cập
nhật bổ sung thông tin của người lao động và đối chiếu kết quả đóng BHXH, BHYT
của đơn vị.
- Thời hạn trả kết quả:
+ 10 ngày làm việc đối với hồ sơ
thu; cấp sổ, cấp thẻ BHYT.
+ 05 ngày làm việc đối với hồ sơ
gia hạn thẻ BHYT.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn
0,5 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời
hạn 4,5 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ,
thẻ. Thời hạn 04 ngày.
+ Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời
hạn 01 ngày.
3.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày
làm việc.
- Kiểm đếm hồ sơ theo Phiếu giao nhận và kiểm tra
tính hợp lệ hợp pháp của hồ sơ.
- Kiểm tra thông tin trên Tờ khai tham gia BHXH,
BHYT (mẫu A01-TS) có đầy đủ không.
- Đối chiếu số lượng Tờ khai với Danh sách đề nghị
cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (mẫu A01a-TS).
- Kiểm tra số lao động giảm trên biểu D02-TS, xác
định số lượng thẻ BHYT còn giá trị sử dụng để thu hồi. Đối với các trường hợp
không trả thẻ thì kiểm tra việc đóng bổ sung hết giá trị thẻ còn lại trên biểu
D02-TS. Lưu ý các trường hợp nghỉ thai sản, nghỉ ốm bệnh dài ngày, nghỉ việc
nhưng thẻ BHYT đang được gia hạn hoặc đang được cấp mới thì không thu hồi thẻ
BHYT, nhưng yêu cầu đơn vị ghi đầy đủ các nội dung tương ứng vào cột ghi chú của
biểu D02-TS như sau:
+ Nếu người lao động đủ điều kiện
hưởng chế độ thai sản thì ghi “Nghỉ hưởng trợ cấp thai sản”.
+ Nếu người lao động không đủ điều
kiện hưởng chế độ thai sản thì ghi “Nghỉ thai sản không hưởng trợ cấp”, (nhưng
phải đóng bổ sung hết giá trị thẻ BHYT).
+ Nếu người lao động nghỉ việc hưởng
chế độ ốm đau bệnh dài ngày thì ghi “Nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau bệnh dài ngày”.
+ Nếu người lao động nghỉ việc
nhưng thẻ BHYT đang được gia hạn thì ghi “Chưa nhận thẻ BHYT do đang gia hạn”.
+ Nếu người lao động nghỉ việc
nhưng thẻ BHYT, sổ BHXH đang được cấp mới thì ghi “Chưa nhận thẻ BHYT, sổ BHXH
do đang cấp mới”.
- Nếu đơn vị có dữ liệu (USB) thì cập nhật vào phần
mềm TNHS và đánh dấu vào Phiếu giao nhận hồ sơ.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS,
chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 103 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.
Lưu ý:
- Đối với các đơn vị nợ tiền bảo hiểm khi nộp hồ
sơ thu thì cán bộ TNHS không được từ chối tiếp nhận hồ sơ.
- Đối với các đơn vị có số lao động lớn, có yêu cầu
trả thẻ BHYT trước ngày 10 của tháng báo giảm nhưng không có hồ sơ thu kèm
theo, thì cán bộ TNHS lập Biên bản thu hồi thẻ BHYT, cắt góc thẻ BHYT để đơn vị
nộp lại khi có hồ sơ thu.
Bước 2: Phòng (Bộ
phận) Thu. Thời hạn 4,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 103 và toàn bộ hồ
sơ gốc từ Phòng (Bộ phận) TNHS, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm
TNHS.
- Kiểm tra toàn diện và chi tiết hồ sơ để bảo đảm
tính đúng đắn, đầy đủ hợp lệ của hồ sơ. Lưu ý một số vấn đề sau:
+ Đối chiếu để bảo đảm sự phù hợp
giữa thông tin trên Tờ khai tham gia BHXH, BHYT; Danh sách đề nghị cấp sổ BHXH,
thẻ BHYT (mẫu A01a-TS) và Danh sách tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS).
+ Kiểm tra việc thực hiện mức
lương, nơi đăng ký khám chữa bệnh, quyền lợi BHYT… có phù hợp với quy định
không.
+ Nếu đơn vị có lập Bảng tính lãi
truy thu BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D02b-TS) thì đối chiếu thông tin có tương ứng với
Danh sách tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS) hay không.
+ Đối chiếu số lượng thẻ BHYT thu
hồi; Biên bản thu hồi thẻ đối với các trường hợp đơn vị trả thẻ trước ngày 10 của
tháng báo giảm. (Chú ý ngày ký Biên bản thu hồi có đúng quy định hay không), để
chấp nhận hoặc không chấp nhận số lượng thẻ nộp lại cho cơ quan BHXH.
- Xử lý hồ sơ:
+ Vào phần mềm SMS kiểm tra những
trường hợp trùng số CMND:
* Nếu phát hiện người lao
động đã được cấp sổ BHXH trước đó thì không cấp số sổ mới, mà sử dụng số sổ đã
cấp để tiếp tục quản lý việc tham gia BHXH.
* Trường hợp phát hiện
người lao động đã được cấp nhiều sổ, thì tạm thời sử dụng số sổ đã được cấp đầu
tiên để tiếp tục quản lý, đồng thời thông báo cho đơn vị lập thủ tục gộp sổ
theo quy định.
+ Ký duyệt 02 Tờ khai tham gia
BHXH, BHYT (mẫu A01-TS).
+ Cấp số sổ BHXH cho những người mới
tham gia lần đầu, cấp sổ cho người chưa có sổ; ghi các số liệu về sổ vào biểu
A01a-TS.
+ Ghi số lượng, giá trị thẻ BHYT đề
nghị cấp vào biểu A01a-TS.
+ Nhập dữ liệu thu (hoặc xử lý
file, kiểm tra và import số liệu) vào phần mềm SMS. Đối với người lao động đã
hưởng trợ cấp BHXH một lần nhưng chưa hưởng trợ cấp thất nghiệp có giấy xác nhận
(mẫu C15a-TS), thì cán bộ Thu cập nhật quá trình đóng BHTN chưa hưởng vào phần
mềm SMS (theo mã CQxxxx nếu ở nơi khác chuyển đến).
+ In phần tổng hợp số liệu từ phần
mềm SMS vào 03 bản D02-TS cho đơn vị.
+ In 02 Bảng tính lãi truy thu
BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D02b-TS) cho đơn vị đối với các trường hợp đơn vị không lập
hoặc có lập nhưng số liệu tính toán có sai sót.
+ Lập Phiếu điều chỉnh (mẫu
C02-TS) đề nghị cấp lại thẻ BHYT cho các trường hợp thẻ BHYT đã bị cắt góc
nhưng không thuộc đối tượng thu hồi thẻ BHYT (nếu có).
+ Trình ký, đóng dấu các biểu
A01a-TS, biểu D02-TS, D02b-TS.
+ Lưu 01 biểu A01a-TS, 01 biểu
D02-TS, 01 biểu D02b-TS, văn bản giải trình, bản sao văn bản xử lý… và bản sao
các Quyết định, thông báo…
+ Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần
mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 103 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ
thẻ.
Lưu ý:
- Trường hợp đơn vị có thời gian truy đóng trước
tháng 01/2007 thì lọc ra thành Danh sách truy đóng (theo mẫu), để báo cáo cơ
quan Thanh tra Lao động xử lý vào cuối mỗi tháng. Hàng tháng, khi có ý kiến xử
lý của Thanh tra Lao động thì lưu vào hồ sơ từng đơn vị theo quy định.
- Các trường hợp phát hiện đã có số sổ không cấp số
mới; nhân thân khác với dữ liệu đang quản lý, thì cán bộ Thu phải ghi lý do
không cấp, thông tin nhân thân không trùng khớp với dữ liệu vào cột ghi chú biểu
A01a-TS (hoặc trao đổi qua hệ thống IMS) để thông báo cho đơn vị biết thực hiện
điều chỉnh.
- Trường hợp điều chỉnh lương, chức danh nộp theo
Phiếu giao nhận hồ sơ 103 thì không chuyển Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ mà chuyển
cho Phòng (Bộ phận) TNHS để trả cho đơn vị, kết thúc quy trình.
Hàng tháng:
- Từ ngày 21 đến ngày 25 của tháng, cán bộ Thu kết
chuyển số liệu trong phần mềm SMS đối với từng đơn vị đang quản lý. In Bản tổng
hợp danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS phân tích số liệu) ra
file dữ liệu chuyển cho đơn vị qua hệ thống IMS.
- Từ ngày 01 đến ngày 10 của tháng sau, bộ phận
(cán bộ) Tổng hợp Thu tính lãi và in Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT (mẫu
C12) ra file dữ liệu chuyển cho đơn vị qua hệ thống IMS.
- Riêng tháng cuối quý, ngoài thông báo quý gửi
qua hệ thống IMS cán bộ Thu sẽ in “Thông báo” theo quý thành văn bản chuyển cho
bộ phận TNHS vào ngày 20 của tháng đầu quý sau để các đơn vị đến nhận.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ: Thời hạn 04 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 103 và hồ sơ, dữ
liệu trên phần mềm SMS từ Phòng (Bộ phận) Thu, xác nhận việc giao nhận hồ sơ
trên phần mềm TNHS.
- Kiểm tra, đối chiếu thông tin ghi trên tờ khai
tham gia BHXH, BHYT (mẫu A01-TS) và Danh sách đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (mẫu
A01a-TS) với dữ liệu hồ sơ cá nhân nhập trong phần mềm SMS. Trường hợp không đầy
đủ hoặc chưa đúng so với Tờ khai, Danh sách A01a-TS thì cán bộ Cấp sổ, thẻ lập
Phiếu điều chỉnh (mẫu C02-TS) chuyển cho cán bộ Thu. Sau 0,5 ngày kể từ thời điểm
nhận Phiếu điều chỉnh, cán bộ Thu chuyển trả kết quả giải quyết để cán bộ Cấp sổ,
thẻ cập nhật dữ liệu cấp thẻ BHYT, tờ bìa sổ BHXH.
- Xử lý hồ sơ:
+ Kiểm tra, đối chiếu số lượng thẻ
BHYT thu hồi, thực hiện thao tác tập hợp thu hồi thẻ trên phần mềm SMS.
+ In Thẻ BHYT và 02 Biên bản giao
nhận thẻ BHYT.
+ In tờ bìa sổ BHXH và 02 Biên bản
giao nhận sổ BHXH.
+ In cấp lại tờ rời có quá trình
đóng BHTN (mẫu C15a-TS) - nếu có.
+ Cắt thời gian đã hưởng trợ cấp
BHXH 01 lần - nếu có.
+ Ký duyệt 02 Tờ khai tham gia
BHXH, BHYT (mẫu A01-TS).
+ Trình ký, đóng dấu tờ khai, tờ
bìa sổ BHXH.
+ Lưu 01 Tờ khai/người, 01 biểu
A01a-TS, 01 biểu D02-TS, Giấy xác nhận thu hồi sổ BHXH (mẫu C15a-TS), thẻ BHYT.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS,
chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 103 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) TNHS.
Lưu ý: Cuối mổi
tháng BHXH quận, huyện tập hợp Danh sách cấp sổ BHXH, thẻ BHYT đã cấp trong
tháng, ký xác nhận kèm theo file dữ liệu gửi về phòng Cấp sổ thẻ BHXH/TP để quản
lý.
Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày làm
việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 103 và hồ sơ từ
Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ chuyển trả khách hàng gồm: 01 Tờ khai/người, 01 biểu
A01a-TS, 01 biểu D02-TS, thẻ BHYT, Tờ bìa sổ BHXH, Tờ rời có quá trình đóng
BHTN (mẫu C15a-TS) - nếu có, 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT, 02 Biên bản giao
nhận sổ BHXH.
- Yêu cầu đơn vị ký vào Biên bản giao nhận thẻ
BHYT, giao nhận sổ BHXH. Trả đơn vị 01 bản, chuyển lại 01 bản cho Phòng (Bộ phận)
Cấp sổ, thẻ.
No comments:
Post a Comment