Quy trình chuyển quá trình tham gia BHXH từ nhiều sổ về sổ gốc
1. Quy trình chuyển quá trình tham gia BHXH từ nhiều sổ về sổ gốc
(Phiếu giao nhận hồ sơ 304, 02 bản).
1.1. Quy trình tóm tắt
- Mục đích: người lao động có nhiều sổ BHXH, dồn lại
thành một sổ.
- Khi có các phát sinh trên, đơn vị, người lao động
nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo Phiếu giao nhận hồ sơ 304 (02 bản).
- Thời hạn trả kết quả: 15 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+ Bước “a” áp dụng đối với BHXH Thành
Phố.
+ Bước “b” áp dụng đối với BHXH quận,
huyện.
+ Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời
hạn 0,5 ngày.
+ Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn
10 ngày.
+ Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
Thời hạn 04 ngày.
+ Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời
hạn 0,5 ngày.
1.2. Quy trình chi tiết:
Bước 1: Bộ phận
Tiếp nhận hồ sơ. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. Tiếp nhận hồ sơ theo Phiếu giao nhận
hồ sơ 304
- Tiếp nhận Công văn (đơn) của người lao động, sổ
BHXH gốc và các sổ BHXH khác, 03 bản D07-TS và hồ sơ khác kèm theo (nếu có), đối
chiếu, cập nhật tiếp nhận vào phần mềm TNHS. (Trường hợp chưa được giao sổ thì
ghi rõ trong công văn (đơn));
- Cán bộ TNHS truy cập phần mềm thu đối chiếu dữ
liệu đối tượng với sổ BHXH và hồ sơ gốc, nhằm xác định đúng hồ sơ kèm theo;
- Cập nhật tiếp nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS;
- Chuyển toàn bộ hồ sơ cho Phòng Thu;
- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
Lưu ý:
- Sổ BHXH có quá trình đóng BHXH, BHTN sau cùng ở
cơ quan BHXH nào thì nơi đó thực hiện gộp sổ.
- Trường hợp vừa chuyển sổ về sổ gốc, vừa điều chỉnh
nhân thân thì bổ sung hồ sơ Phiếu giao nhận hồ sơ 302 và giải quyết hồ sơ theo
nghiệp vụ Phiếu giao nhận hồ sơ 304.
Bước 2: Phòng
(Bộ phận) Thu. Thời hạn 10 ngày.
- Tiếp nhận toàn bộ hồ sơ từ bộ phận TNHS, đối chiếu
giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS;
- Đối chiếu hồ sơ, điều chỉnh hoặc nhập toàn bộ dữ
liệu thu, nhân thân, trên chương trình SMS của các sổ hủy và sổ gốc (sổ gốc là
sổ có thời gian tham gia BHXH sớm nhất);
- Chuyển quá trình tham gia BHXH, BHTN từ các số sổ
khác về số sổ gốc; chuyển mã thẻ BHYT đang sử dụng về số sổ có thời gian tham
gia sớm nhất (nếu có), thu hồi thẻ của số sổ hủy (nếu thẻ còn giá trị) trên
chương trình SMS;
- Trường hợp chuyển quá trình từ số sổ BHXH khác về
sổ BHXH gốc của cùng một đơn vị thì cán bộ thu lập 03 bản (mẫu D02-TS) để điều
chỉnh quá trình;
- Trình lãnh đạo ký Công văn (đơn) của người lao động
và 03 bản D07-TS, 03 bản D02-TS (nếu có);
- Bộ phận thu lưu 01 bản D07-TS, 01 Công văn (đơn)
của người lao động, chuyển toàn bộ hồ sơ còn lại cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ,
cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS.
Lưu ý: Trường hợp hồ sơ có từ 10 quyển trở lên và
có sai sót, cán bộ thu trình lãnh đạo và thông báo cho đơn vị qua hệ thống IMS
để tăng ngày trả hồ sơ theo số lượng sổ giải quyết (bao gồm cả nghiệp vụ thu và
nghiệp vụ cấp sổ BHXH).
Bước 3: Phòng
(Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 04 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Thu, xác nhận
cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS;
- Lập biên bản hủy các sổ khác và sổ gốc;
- Thu hồi, hủy và cắt góc toàn bộ các sổ, mẫu
07/SBH, lưu hồ sơ;
- Thu hồi thẻ BHYT (nếu có);
- Cấp lại tờ bìa mới theo số sổ có thời gian tham
gia BHXH sớm nhất và cấp lại tờ rời của quá trình đóng BHXH, BHTN đã xác nhận bảo
lưu;
- Đóng dấu trang 3 tờ bìa sổ ghi rõ các chế độ đã
hưởng (nếu có), cấp lại thẻ BHYT theo số sổ có thời gian tham gia sớm nhất (nếu
có). In 02 Phiếu sử dụng phôi bìa sổ (mẫu C06-TS) lưu 01 phiếu vào hồ sơ, 01
phiếu chuyển cán bộ quản lý phôi để đối chiếu quyết toán.
+ Phòng Hành chính - Tổng hợp. Thời hạn
giải quyết 0,5 ngày làm việc. Nhận tờ bìa sổ; tờ rời sổ (bao gồm cả Thành phố
và quận, huyện) thực hiện đóng dấu và chuyển trả cho bộ phận sổ.
- Chuyển sổ mới (tờ bìa sổ, tờ rời sổ, 07/SBH), thẻ
BHYT (nếu có), 01 Biên bản hủy sổ; 01 Biên bản giao nhận sổ BHXH (nếu có), 01 bản
D07-TS cho bộ phận TNHS, cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS;
- Cuối mỗi tháng BHXH quận, huyện tập hợp danh
sách gộp sổ BHXH (bao gồm cả sổ hủy và sổ gộp) phát sinh trong tháng, ký xác nhận
kèm file dữ liệu chuyển về Tổ tổng hợp Phòng Cấp sổ, thẻ để chuyển Tổ thẩm định
phê duyệt theo quy định. Đối với các đơn vị do BHXH Thành phố quản lý, cán bộ tổng
hợp Phòng Cấp sổ, thẻ thực hiện;
- Thông báo bằng văn bản cho các BHXH có liên quan
về việc chuyển quá trình tham gia BHXH của người có nhiều sổ BHXH về sổ gốc
(khi cơ sở dữ liệu dùng chung của Trung tâm thông tin BHXH Việt Nam hoàn chỉnh
thì không thực hiện thông báo này).
Bước 4: Bộ phận
tiếp nhận hồ sơ. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Cấp sổ, thẻ cập nhật
vào chương trình TNHS;
- Chuyển trả hồ sơ đã nhận từ Bộ phận cấp sổ, thẻ
và Biên bản giao nhận sổ BHXH cho khách hàng.
No comments:
Post a Comment