Quy trình điều chỉnh thông tin cá nhân người tham gia BHXH

1. Quy trình điều chỉnh thông tin cá nhân người tham gia BHXH (Phiếu giao nhận hồ sơ 302, 02 bản).

1.1. Quy trình tóm tắt:

- Mục đích: dùng để điều chỉnh thông tin cá nhân người tham gia BHXH do đơn vị cung cấp thông tin sai so với hồ sơ gốc hoặc do dữ liệu cơ quan BHXH sai so với hồ sơ gốc (số CMND, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ, giới tính, dân tộc…) và điều chỉnh nhân thân người tham gia BHXH, BHTN, BHYT (điều chỉnh về họ, tên, ngày, tháng, năm sinh) khi có sai sót trong hồ sơ tham gia BHXH, BHTN, BHYT của người lao động hoặc người lao động thay đổi về nhân thân như: họ, tên, tên đệm, ngày, tháng, năm sinh.

- Khi có các phát sinh trên, đơn vị nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH theo Phiếu giao nhận hồ sơ 302 (02 bản).

- Thời hạn trả kết quả: 10 ngày làm việc (quận, huyện là 12 ngày). 

- Diễn giải quy trình:

            + Bước “a” áp dụng đối với BHXH Thành Phố.

            + Bước “b” áp dụng đối với BHXH quận, huyện.

            + Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.

            + Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 07 ngày.

            + Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 02 ngày (quận, huyện 04 ngày).

            + Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.

1.2. Quy trình chi tiết:

Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. Tiếp nhận hồ sơ theo Phiếu giao nhận hồ sơ 302.

- Tiếp nhận hồ sơ: Công văn giải trình của đơn vị hoặc đơn của người lao động, giấy CMND có sao y, sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ, tờ rời sổ BHXH (nếu sai), “Bản tổng hợp quá trình đóng BHXH, BHTN” mẫu 07/SBH (nếu sai); thẻ BHYT còn giá trị sử dụng (nếu sai), mẫu D07-TS.

- Cập nhật tiếp nhận hồ sơ vào phần mềm TNHS.

- Cán bộ TNHS truy cập phần mềm thu đối chiếu dữ liệu đối tượng với sổ BHXH và hồ sơ gốc, nhằm xác định đúng hồ sơ kèm theo.

- Cán bộ TNHS chuyển hồ sơ cho Phòng Thu.

- Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.

Lưu ý:

Sổ BHXH có quá trình đóng BHXH, BHTN sau cùng ở cơ quan BHXH nào thì nơi đó thực hiện điều chỉnh. 

Trường hợp do lỗi của cơ quan BHXH như nhập dữ liệu nhân thân sai so với mẫu A01a-TS thì cán bộ TNHS nhận lại từ đơn vị hoặc người lao động gồm: Tờ bìa hoặc tờ rời sổ BHXH hoặc thẻ BHYT sai chuyển cán bộ thu để điều chỉnh nhân thân và chuyển cán bộ sổ thẻ in cấp lại để trả ngay hồ sơ.

Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 07 ngày làm việc.

- Tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận TNHS, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.

- Đối chiếu hồ sơ gốc với dữ liệu đối tượng trên phần mềm SMS, xác định mức sai sót trên sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ, tờ rời sổ; thẻ BHYT.

- Kiểm tra, điều chỉnh và nhập dữ liệu nhân thân vào phần mềm SMS.

- Nhập toàn bộ quá trình từ nơi khác chuyển đến (nếu có) vào dữ liệu thu trên SMS.

- Trình ký 03 bản D07-TS, trình công văn giải trình cho lãnh đạo duyệt.

- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ, tờ rời sổ, “Bản ghi quá trình đóng BHXH, BHTN” mẫu 07/SBH; thẻ BHYT và 02 bản D07-TS cho Phòng Cấp sổ, thẻ.

Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ. Thời hạn 02 ngày làm việc (quận, huyện là 04 ngày).

- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Thu, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.

- Thu hồi sổ BHXH (sổ BHXH mẫu cũ, tờ bìa sổ, các trang tờ rời sổ BHXH nếu có điều chỉnh về họ, tên, ngày, tháng, năm sinh, hộ khẩu thường trú), “Bản ghi quá trình đóng BHXH, BHTN” mẫu 07/SBH, thẻ BHYT (nếu có), cắt góc lưu cùng hồ sơ điều chỉnh.

- Căn cứ dữ liệu đã được cán bộ thu điều chỉnh trên SMS.

- Cập nhật dữ liệu để cấp lại tờ bìa sổ BHXH (sổ BHXH mẫu mới).

- Cập nhật dữ liệu để cấp lại tờ rời sổ (nếu có).

- Cập nhật dữ liệu để cấp lại thẻ BHYT (nếu có) và giá trị thẻ cấp theo giá trị của thẻ BHYT cũ.

- In tờ bìa sổ cấp lại và 02 Biên bản giao nhận sổ BHXH, thẻ BHYT, ký vào “Đại diện bàn giao”, in 02 Phiếu sử dụng phôi bìa sổ (mẫu C06-TS) lưu 01 phiếu vào hồ sơ, 01 Phiếu chuyển cán bộ quản lý phôi để đối chiếu quyết toán.

- In tờ rời sổ BHXH cấp lại (nếu có); thẻ BHYT hoặc in “Bản tổng hợp quá trình đóng BHXH, BHTN” (nếu có).

- Đối với BHXH quận, huyện: không phân cấp việc cấp lại sổ do điều chỉnh nhân thân cho BHXH quận, huyện do đó BHXH quận, huyện khi in tờ bìa, tờ rời sổ phải chuyển lên BHXH Thành phố để đóng dấu xác nhận.

+ Phòng Hành chính - Tổng hợp. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. Thực hiện việc đóng dấu tờ bìa, tờ rời cấp lại cho BHXH Thành phố và BHXH quận, huyện.

- Cuối mỗi tháng BHXH quận, huyện tập hợp Danh sách cấp lại sổ do điều chỉnh nhân thân phát sinh trong tháng, ký xác nhận kèm file dữ liệu chuyển lên Tổ tổng hợp Phòng Cấp sổ, thẻ để chuyển Tổ thẩm định và Phòng Công nghệ thông tin tích hợp vào kho dữ liệu dùng chung. Đối với các đơn vị do BHXH Thành phố quản lý, cán bộ tổng hợp Phòng Cấp sổ, thẻ thực hiện.

- Thông báo bằng văn bản cho các BHXH có liên quan về việc điều chỉnh nhân thân người tham gia BHXH có sổ BHXH điều chỉnh (khi cơ sở dữ liệu dùng chung của Trung tâm thông tin BHXH Việt Nam hoàn chỉnh thì không thực hiện thông báo này).

- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS và chuyển tờ bìa sổ, tờ rời sổ; thẻ BHYT (nếu có); 02 Biên bản giao nhận sổ BHXH, thẻ BHYT và 01 bản D07-TS cho cán bộ TNHS.

Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

- Tiếp nhận hồ sơ Bộ phận sổ, thẻ cập nhật vào chương trình TNHS.

- Tiến hành trả tờ bìa, tờ rời sổ BHXH, 01 bản D07-TS; thẻ BHYT và 01 Biên bản giao nhận sổ BHXH, thẻ BHYT cho khách hàng. 01 Biên bản giao nhận sổ BHXH cho khách hàng. (Yêu cầu đơn vị ký vào 01 Biên bản giao nhận sổ BHXH).

http://bhxhtphcm.gov.vn