Quy
trình giải quyết hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
1. Quy trình giải quyết hồ sơ đăng ký BHXH, BHYT (Phiếu
giao nhận hồ sơ 101, 02 bản).
1.1. Quy trình tóm tắt:
- Mục đích: để giải quyết việc đăng ký tham gia BHXH, BHYT cho đơn vị mới (kể
cả trường hợp đơn vị chuyển từ nơi khác đến).
- Điều kiện: đơn vị nộp hồ sơ sau khi đã được cơ quan BHXH hướng dẫn thủ tục,
lập biểu mẫu.
- Thời hạn trả kết quả: 10 ngày làm việc.
- Diễn giải quy trình:
+
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày.
+
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn 4,5 ngày.
+
Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ Thẻ. Thời hạn 04 ngày.
+
Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn trả kết quả 01 ngày.
1.2. Quy trình chi tiết:
1.2.1. Bước chuẩn bị:
- Phòng (Bộ phận) Thu hướng dẫn tập huấn nghiệp vụ, lập biểu mẫu hồ sơ đăng ký
theo lịch đăng ký vào thứ 5 hàng tuần ở Thành phố (và ngày quy định ở BHXH
quận, huyện).
- Trường hợp cá biệt thì Phòng Thu, Giám đốc BHXH quận, huyện bố trí cán bộ
hướng dẫn tại Phòng Tiếp Công dân.
1.2.2. Bước tiếp nhận hồ sơ tại Phòng
(Bộ phận) TNHS:
Bước 1: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.
- Kiểm đếm hồ sơ theo Phiếu giao nhận và kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của hồ
sơ.
- Kiểm tra hồ sơ:
+
Kiểm tra để bảo đảm có đầy đủ thông tin trong Phiếu đăng ký tham gia BHXH,
BHYT.
+
Kiểm tra thông tin trên Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (mẫu A01-TS) có đầy đủ
không.
+
Đối chiếu số lượng Tờ khai với Danh sách đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (mẫu
A01a-TS).
- Vào phần mềm SMS cấp mã đơn vị tham gia BHXH và ghi vào 02 Phiếu đăng ký tham
gia BHXH, BHYT.
- Vào Hệ thống quản trị thông tin (gọi tắt là IMS) cấp tài khoản sử dụng (user)
cho đơn vị để trao đổi thông tin trên trang web IMS.
- Nếu có dữ liệu (USB) thì cập nhật vào phần mềm TNHS và đánh dấu vào Phiếu
giao nhận hồ sơ.
- Cập nhật thông tin vào phần mềm TNHS; ghi thời hạn trả hồ sơ vào Phiếu giao
nhận hồ sơ.
- Chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 101 và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Thu.
Lưu ý: Yêu cầu đơn vị nộp toàn bộ số tiền bảo hiểm phải
đóng (hoặc số tiền bảo hiểm một tháng tham gia của toàn bộ người lao động trong
danh sách) trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận hồ sơ
để được cấp thẻ BHYT.
Bước 2: Phòng (Bộ phận) Thu. Thời hạn
4,5 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 101 và hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) TNHS, xác
nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Kiểm tra toàn diện và chi tiết hồ sơ để bảo đảm tính đúng đắn, đầy đủ hợp lệ
của hồ sơ. Lưu ý một số vấn đề sau:
+
Đối chiếu để bảo đảm sự phù hợp giữa thông tin trên Tờ khai tham gia BHXH,
BHYT; Danh sách đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (mẫu A01a-TS) và Danh sách tham
gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS).
+
Kiểm tra việc thực hiện mức lương, nơi đăng ký khám chữa bệnh, quyền lợi BHYT…
có phù hợp với quy định không.
+
Nếu đơn vị có lập Bảng tính lãi truy thu BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D02b-TS) thì đối
chiếu thông tin có tương ứng với Danh sách tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS) hay
không.
- Xử lý hồ sơ:
+
Vào phần mềm SMS kiểm tra những trường hợp trùng số CMND:
*
Nếu phát hiện người lao động đã được cấp sổ BHXH trước đó thì không cấp số sổ
mới, mà sử dụng số sổ đã cấp để tiếp tục quản lý việc tham gia BHXH.
*
Trường hợp phát hiện người lao động đã được cấp nhiều sổ, thì tạm thời sử dụng
số sổ đã được cấp đầu tiên để tiếp tục quản lý, đồng thời thông báo cho đơn vị
lập thủ tục gộp sổ theo quy định.
+
Ký duyệt 02 Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (mẫu A01-TS).
+
Cấp số sổ BHXH cho những người mới tham gia lần đầu, cấp sổ cho người chưa có
sổ; ghi các số liệu về sổ vào biểu A01a-TS.
+
Ghi số lượng, giá trị thẻ BHYT đề nghị cấp vào biểu A01a-TS.
+
Nhập dữ liệu thu (hoặc xử lý file, kiểm tra và import số liệu) vào phần mềm
SMS. Đối với người lao động đã hưởng trợ cấp BHXH một lần nhưng chưa hưởng trợ
cấp thất nghiệp có giấy xác nhận (mẫu C15a-TS), thì cán bộ Thu cập nhật quá
trình đóng BHTN chưa hưởng vào phần mềm SMS (theo mã CQxxxx nếu ở nơi khác
chuyển đến).
+
In phần tổng hợp số liệu từ phần mềm SMS vào 03 bản D02-TS cho đơn vị.
+
In 02 Bảng tính lãi truy thu BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D02b-TS) cho đơn vị đối với
các trường hợp đơn vị không lập hoặc có lập nhưng số liệu tính toán có sai sót.
+
Trình ký, đóng dấu các biểu A01a-TS, biểu D02-TS, D02b-TS.
+
Lưu 01 phiếu đăng ký, 01 biểu A01a-TS, 01 biểu D02-TS, 01 biểu D02b-TS, văn bản
giải trình, bản sao văn bản xử lý… và các loại hồ sơ đăng ký tham gia BHXH,
BHYT.
+
Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 101
và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
Lưu ý:
- Trường hợp đơn vị có thời gian truy đóng trước tháng 01/2007 thì lọc ra thành
Danh sách truy đóng (theo mẫu), để báo cáo cơ quan Thanh tra Lao động xử lý vào
cuối mỗi tháng. Hàng tháng, khi có ý kiến xử lý của Thanh tra Lao động thì lưu
vào hồ sơ từng đơn vị theo quy định.
- Các trường hợp phát hiện đã có số sổ không cấp số mới; nhân thân khác với dữ
liệu đang quản lý, thì cán bộ Thu phải ghi lý do không cấp, thông tin nhân thân
không trùng khớp với dữ liệu vào cột ghi chú biểu A01a-TS (hoặc trao đổi qua hệ
thống IMS) để thông báo cho đơn vị biết thực hiện điều chỉnh.
- Trường hợp đơn vị chưa nộp tiền theo quy định, thì cán bộ Thu chưa cấp thẻ
BHYT. Sau khi đơn vị nộp tiền thì hướng dẫn lập hồ sơ gia hạn thẻ BHYT cho
người lao động theo Phiếu giao nhận hồ sơ 103.
Bước 3: Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ: Thời hạn 04 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 101 và hồ sơ, dữ liệu trên phần mềm SMS từ
Phòng (Bộ phận) Thu, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Kiểm tra, đối chiếu thông tin ghi trên Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (mẫu
A01-TS) và Danh sách đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (mẫu A01a-TS) với dữ liệu hồ
sơ cá nhân nhập trong phần mềm SMS. Trường hợp không đầy đủ hoặc chưa đúng so
với Tờ khai, Danh sách A01a-TS thì cán bộ Cấp sổ, thẻ lập Phiếu điều chỉnh (mẫu
C02-TS) chuyển cho cán bộ Thu. Sau 0,5 ngày kể từ thời điểm nhận Phiếu điều
chỉnh, cán bộ Thu chuyển trả kết quả giải quyết để cán bộ Cấp sổ, thẻ cập nhật
dữ liệu cấp thẻ BHYT, tờ bìa sổ BHXH.
- Xử lý hồ sơ:
+
In thẻ BHYT và 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT.
+
In tờ bìa sổ BHXH và 02 Biên bản giao nhận sổ BHXH.
+
In cấp lại tờ rời có quá trình đóng BHTN (mẫu C15a-TS) - nếu có.
+
Cắt thời gian đã hưởng trợ cấp BHXH 01 lần - nếu có.
+
In 02 Phiếu sử dụng phôi bìa sổ BHXH (mẫu C06-TS), 02 Phiếu sử dụng phôi thẻ
BHYT (mẫu C07-TS), cán bộ chuyên quản Cấp sổ, thẻ lưu 01 bản cùng với hồ sơ, 01
bản chuyển cho cán bộ Tổng hợp quản lý phôi sổ BHXH, phôi thẻ BHYT để quyết
toán với Phòng Cấp sổ, thẻ BHXH Thành phố.
+
Ký duyệt 02 Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (mẫu A01-TS).
+
Trình ký, đóng dấu Tờ khai, tờ bìa sổ BHXH.
+
Lưu 01 Tờ khai/người, 01 biểu A01a-TS, 01 biểu D02-TS, giấy xác nhận thu hồi sổ
BHXH (mẫu C15a-TS) - nếu có.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, chuyển Phiếu giao nhận hồ sơ 101
và hồ sơ cho Phòng (Bộ phận) TNHS.
Bước 4: Phòng (Bộ phận) TNHS. Thời hạn 01 ngày làm việc.
- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 101 và hồ sơ từ Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ
chuyển trả khách hàng gồm: 01 Phiếu đăng ký tham gia BHXH, BHYT, 01 Tờ
khai/người, 01 biểu A01a-TS, 01 biểu D02-TS, thẻ BHYT, Tờ bìa sổ BHXH, Tờ rời
có quá trình đóng BHTN (mẫu C15a-TS) - nếu có, 02 Biên bản giao nhận thẻ BHYT,
02 Biên bản giao nhận sổ BHXH.
- Yêu cầu đơn vị ký vào Biên bản giao nhận thẻ BHYT, giao nhận sổ BHXH. Trả đơn
vị 01 bản, chuyển lại 01 bản cho Phòng (Bộ phận) Cấp sổ, thẻ.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS.
No comments:
Post a Comment